--- title: "KI für Hausmeisterservice & Gebäudereinigung – KraftHub" description: "Die KI liest Aufträge der Hausverwaltung aus E-Mail und PDF, schreibt Angebote und plant Einsätze – am Monatsende eine Rechnung pro Objekt. DSGVO-konform." canonical: https://www.krafthub.ai/de/hausmeisterservice lang: de generated: 2026-09-27T22:58:17.383Z --- ![Hausmeisterin mit Tablet und Schlüsselbund vor einem Mehrfamilienhaus, daneben ein Transporter mit der Aufschrift Hausverwaltung und die Mülltonnen des Hauses](https://www.krafthub.ai/screens/hausverwaltung/house_title.webp) KI-Assistent für Hausmeisterservice, Gebäudereinigung und Objektbetreuung # KI für Hausmeisterservice und Gebäudereinigung Dein KI-Geselle liest die Aufträge der Hausverwaltung aus E-Mail und PDF, schreibt Angebote und hält dir das Büro frei. Objekte, Hausmeisterverträge, Einsätze und die Monatsrechnung an einem Ort – für Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Winterdienst, Tonnenservice und Kleinreparaturen. 14 Tage kostenlos testen [So läuft es ab](#flow) - ✓Keine Kreditkarte nötig - ✓Daten in deutschen Rechenzentren - ✓DSGVO-konform ✓Abrechnungslauf SeptemberEine Rechnung pro Objekt – als Entwurf zum Prüfen Gebaut für Betriebe, die Wohnanlagen und Gewerbeobjekte für Hausverwaltungen, WEG und Wohnungsbaugesellschaften betreuen: - Treppenhausreinigung - Unterhaltsreinigung - Grünflächenpflege - Winterdienst - Tonnenservice - Kleinreparaturen - Hauswart Dein KI-Geselle ## Die KI nimmt dir das Büro ab – vom Auftrag der Verwaltung bis zum Angebot Im Hausmeisterdienst kommt die Arbeit per E-Mail, per Anruf und als PDF. Die KI liest mit, füllt aus und schlägt vor – du prüfst und bestätigst. Wo es um Geld geht, gelten die festen Regeln aus deinem Vertrag. - ### Aufträge aus der E-Mail Schickt die Hausverwaltung einen Auftrag per E-Mail oder als PDF, liest die KI beides, erkennt den Vertrag, schlägt die passende Leistung zum Abruf vor und füllt den Auftrag aus. Passt etwas nicht, steht der Hinweis direkt am Feld. - ### Angebote mit KI Neues Objekt, Sonderreinigung oder Grünschnitt: Beschreib die Leistung – der KI-Angebotsassistent erstellt ein Angebot mit Positionen und nutzt ähnliche Angebote aus deiner Historie als Vorlage. Aus dem PDF-Plan ermittelt die KI die Flächen. Wird das Angebot angenommen, übernimmst du die Positionen in den Hausmeistervertrag. - ### E-Mails beantworten Die KI sortiert eingehende Mails und schlägt Antworten vor – Terminbestätigung, Rückfrage oder Angebot. Du prüfst und sendest. - ### KI-Telefonassistent Während dein Team im Heizraum oder auf dem Dach ist, nimmt der KI-Telefonassistent Anrufe an, erfasst das Anliegen und legt es für dich an – kein Anruf der Verwaltung geht verloren. - ### Termine per Sprache „Treppenhaus Lindenallee Mittwoch, Winterdienst Parkstraße ab sieben“ – sag es per Sprache, die KI erkennt die Details und legt die Termine an. - ### Fotos als Leistungsnachweis Fotografier vorher und nachher – die KI schreibt die Beschreibung für deine Dokumentation. So hast du den Nachweis, wenn die Verwaltung nachfragt. [Mehr zum KI-Telefonassistenten](https://www.krafthub.ai/de/integrationen/telefon-assistent) Der Ablauf ## Vom Objekt bis zur Monatsrechnung – in fester Reihenfolge KraftHub bildet die Zusammenarbeit mit Hausverwaltungen so ab, wie sie im Hausmeisterdienst wirklich läuft. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf – nichts pflegst du doppelt. 1. 01 ### Objekt Das Gebäude mit Adresse, Parteien und Zugang. 2. 02 ### Vertrag Laufzeit, Kündigung, Zahlung und die vereinbarten Leistungen. 3. 03 ### Aufträge Entstehen aus dem Vertrag, per Abruf – oder die KI liest sie aus der E-Mail. 4. 04 ### Einsätze Einsatzplanung in der Planungstafel oder im Kalender. 5. ✓05 ### Erledigt Nach dem Einsatz schließt das Büro den Auftrag. 6. 06 ### Abrechnung Der Abrechnungslauf erstellt eine Rechnung pro Objekt. Objektbetreuung ## Jedes Haus hat eine Objektakte – dein Leistungsnachweis gegenüber der Verwaltung Ein Objekt ist das Gebäude, eine Einheit darin wie eine Wohnung oder eine Anlage wie die Heizung. Verträge, Aufträge, Einsätze und Rechnungen hängen sich daran – die Historie zeigt, was wann erledigt und abgerechnet wurde. - ✓**Parteien:** Auftraggeber, Rechnungsempfänger (z. B. die WEG c/o Hausverwaltung), Eigentümer, Mieter und wer vor Ort die Tür öffnet. - ✓**Zugang & Schlüssel:** Schlüssel, Torcode, Parken, Heizraum – das steht in der Hausmeister-App direkt am Einsatz. Kein Anruf im Büro mehr. - ✓**Termine am Objekt:** Den Abfuhrkalender fügst du einmal ein – der Tonnenservice richtet sich nach genau diesen Abholtagen. - ✓**Kennzahlen:** Offene Aufträge, der monatliche Fixbetrag, was dieses Jahr abgerechnet wurde und wie viel davon umlagefähig war, der letzte Einsatz. www.krafthub.ai/de/objects ![KraftHub Objektübersicht mit Kennzahlen und der Liste der Gebäude mit Auftraggeber und offenen Aufträgen](https://www.krafthub.ai/screens/hausverwaltung/objekte_liste.webp) Objektübersicht mit Kennzahlen, Auftraggeber und offenen Aufträgen je Gebäude Hausmeistervertrag ## Der Hausmeistervertrag steuert alles – Leistungen, Turnus, Saison, Preis Im Vertragskopf stehen Laufzeit, Kündigungsfrist, Zahlungsziel und Abrechnung. Darunter jede Leistung mit Abrechnungsart, Preis, Arbeitsturnus und Leistungsmonaten. Solange der Vertrag ein Entwurf ist, entstehen weder Aufträge noch Rechnungen. - ✓**Saisonale Leistungen:** Winterdienst von November bis März, Gartenpflege von April bis Oktober – außerhalb der Saison entstehen keine Aufträge. - ✓**Mehrere Aufgaben in einer Pauschale:** Treppenhaus wöchentlich, Fenster quartalsweise – berechnet wird nur die Pauschale. - ✓**Nacht-, Sonn- und Feiertagssatz:** Bei Arbeit nach Einsatzzeit wählt der Abrechnungslauf den Satz nach der Uhrzeit, zu der gearbeitet wurde. - ✓**Aus dem Angebot übernehmen:** Die Positionen eines angenommenen Angebots werden zu Vertragsleistungen. www.krafthub.ai/de/contracts ![KraftHub Vertragsübersicht mit Objekt, Hausverwaltung, Laufzeit, Kündigungsfrist und Monatsbetrag je Vertrag](https://www.krafthub.ai/screens/hausverwaltung/vertrags_liste.webp) Vertragsübersicht: Laufzeit, Kündigung, Monatsbetrag und Saisonanteil www.krafthub.ai/de/objects ![Vertragsleistungen in KraftHub: Treppenhausreinigung als Pauschale, Außenanlagen, Mülltonnen je Einsatz, Winterdienst nach Einsatzzeit mit Saisonmonaten, Kleinreparaturen auf Abruf](https://www.krafthub.ai/screens/hausverwaltung/vertrag_positionen.webp) Monatsübersicht der Leistungen: Pauschale, je Einsatz, nach Einsatzzeit, auf Abruf – mit Saisonmonaten und „Zuletzt abgerechnet“ Leistungsarten ## Fünf Leistungsarten decken Hausmeisterdienst und Gebäudereinigung ab Die Leistungsart bestimmt, was am Auftrag abgefragt und wie abgerechnet wird. Eine Bereitschaftspauschale verrechnest du mit den Einsätzen derselben Leistung im Monat. | Leistungsart | So wird berechnet | Typisch für | | --- | --- | --- | | Pauschale | Fester Betrag je Monat, Quartal oder Jahr – egal wie oft gearbeitet wird. Aufträge gelten als „durch Pauschale gedeckt“. | Treppenhausreinigung, Unterhaltsreinigung, Gartenpflege | | Nach Einsatzzeit | Erfasste Zeit × Satz, mit Nacht- sowie Sonn- und Feiertagssatz. Angefangene Viertelstunden zählen voll. | Kleinreparaturen, Winterdienst-Einsätze | | Je Einsatz | Fester Betrag pro Ausfahrt. | Tonnenservice: Mülltonnen bereitstellen | | Je erledigtem Einsatz | Fester Betrag je bestätigtem Einsatz – auch als Zuschlag zu einer anderen Leistung. | Streugut je Einsatz im Räum- und Streudienst | | Durchlaufend | Kosten aus dem Beleg eines Lieferanten, ohne Aufschlag weiterberechnet. | Entsorgung über einen Entsorger | Aufträge & Einsätze ## Aufträge entstehen von selbst – aus dem Vertrag, per Abruf oder aus der E-Mail Ein Klick auf „Aus Verträgen erzeugen“ stellt alles, was in den nächsten sechs Wochen fällig ist, in den Arbeitsvorrat – etwa die Treppenhausreinigung jeder Woche. Nichts wird doppelt angelegt. - ✓**Abruf durch die Verwaltung:** Kleinreparatur oder Winterdienst-Einsatz mit Datum und der Auftragsnummer der Verwaltung – abgerechnet nach Vertrag. - ✓**Aus der E-Mail mit KI:** Die KI liest E-Mail und PDF-Anhang, schlägt Vertrag und Leistung vor und füllt den Auftrag aus. Du prüfst und speicherst. - ✓**Einsatzplanung:** Auftrag in der Planungstafel auf Mitarbeiter und Tag ziehen – fertig ist der Einsatz mit Objekt, Adresse und Torcode. - ✓**Hausmeister-App:** Dein Mitarbeiter sieht Zugang und Details auf dem Handy, bucht seine Zeit am Einsatz und schließt ihn ab. www.krafthub.ai/de/work-orders ![KraftHub Auftragsübersicht nach Objekt mit Fälligkeit, Abrechnungsstatus und der Schaltfläche Aus Verträgen erzeugen](https://www.krafthub.ai/screens/hausverwaltung/auftrags_liste.webp) Arbeitsvorrat nach Objekt: Fälligkeit, Herkunft aus dem Vertrag und Abrechnungsstatus je Auftrag Abrechnungslauf ## Am Monatsende: Monat wählen, Vorschau prüfen, Rechnungen erstellen Der Abrechnungslauf erstellt eine Sammelrechnung pro Objekt und Vertrag – mit Pauschalen, Einsätzen, Zeit und Fremdkosten – an den Rechnungsempfänger des Objekts. Die Monatsrechnungen liegen als Entwürfe bereit, die Aufträge gelten als abgerechnet. - ✓**Betriebskosten nach § 2 BetrKV:** Die Kostenart je Leistung steht auf der Rechnung – Gebäudereinigung, Gartenpflege, Straßenreinigung und Müllbeseitigung, Hauswart. So übernimmt die Hausverwaltung die umlagefähigen Nebenkosten direkt. - ✓**Haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a EStG:** Der Lohnanteil steht getrennt auf der Rechnung. - ✓**Fremdkosten laut Beleg:** Die Eingangsrechnung des Entsorgers zuordnen und den Betrag übernehmen – ohne Aufschlag weiterberechnet. - ✓**Der Lauf hält an, statt Fehler zu machen:** „Kein Rechnungsempfänger“, „Keine Zeit erfasst“, „Fremdkosten fehlen“ – beheben, dann erneut Vorschau. www.krafthub.ai/de/billing-runs ![KraftHub Abrechnungslauf: Monat wählen, Vorschau, Rechnungen erstellen, darunter die bisherigen Läufe mit Zeitraum, Rechnungsnummern und Summe](https://www.krafthub.ai/screens/hausverwaltung/abrechnungslauf.webp) Bisherige Läufe: wann welcher Lauf welche Rechnungen erzeugt hat In drei Videos erklärt ## Ein Beispielhaus, der ganze Ablauf Die Serie zeigt Objekt und Hausmeistervertrag, den Weg vom Vertrag zum Einsatz und wie aus erledigten Aufträgen die Monatsrechnung wird. Folge 1 ### Das Objekt und sein Vertrag Gebäude, Parteien und Zugang in der Objektakte – dann der Vertrag mit seinen Leistungen und Saisonmonaten. Folge 2 ### Vom Vertrag zum Einsatz Aufträge aus dem Vertrag erzeugen und in der Planungstafel auf Mitarbeiter und Tag einplanen. Folge 3 ### Erledigt und abgerechnet Zeit prüfen, Auftrag erledigen, Abrechnungslauf mit Vorschau – eine Rechnung pro Objekt. Häufige Fragen ## Hausmeisterservice mit KraftHub – Fragen aus dem Betrieb **### Wie arbeite ich mit KraftHub als Hausmeisterservice?** In fester Reihenfolge: Du legst das Objekt an, dann den Hausmeistervertrag mit Laufzeit, Kündigung und Leistungen. Daraus entstehen Aufträge, die du in der Planungstafel als Einsätze einplanst. Nach dem Einsatz schließt du den Auftrag mit „Erledigt“, und am Monatsende erstellt der Abrechnungslauf eine Rechnung pro Objekt. **### Was macht die KI für meinen Hausmeisterservice?** Sie liest Aufträge der Hausverwaltung aus E-Mail und PDF und füllt sie aus, schreibt mit dem KI-Angebotsassistenten Angebote, schlägt Antworten auf E-Mails vor, legt Termine per Sprache an und beschreibt deine Fotos für die Dokumentation. Der KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, wenn niemand im Büro ist. Gespeichert wird erst, wenn du bestätigst – abgerechnet wird nach den festen Regeln deines Vertrags. **### Ist KraftHub etwas für Hausverwaltungen?** Nein – KraftHub ist für den Betrieb, der für die Hausverwaltung arbeitet: Hausmeisterservice, Gebäudereinigung, Gebäudeservice und Objektservice. Die Hausverwaltung, die WEG oder die Wohnungsbaugesellschaft ist in KraftHub dein Auftraggeber und Rechnungsempfänger. **### Welche Leistungsart wähle ich für Reinigung, Winterdienst, Tonnenservice oder Reparaturen?** Pauschale für Treppenhausreinigung, Unterhaltsreinigung und Gartenpflege. Nach Einsatzzeit für Kleinreparaturen und Winterdienst-Einsätze. Je Einsatz für das Bereitstellen der Mülltonnen. Je erledigtem Einsatz für Zuschläge wie Streugut. Durchlaufend für Fremdkosten eines Entsorgers, die ohne Aufschlag weiterberechnet werden. **### Wie lege ich Leistungen an, die nur im Winter oder nur im Sommer laufen?** In der Leistung beantwortest du „Wann wird gearbeitet?“ mit „In bestimmten Monaten“ oder nimmst die Vorlage „Winter Nov–Mär“ bzw. „Sommer Apr–Okt“. Bei einer Pauschale wählst du, ob sie nur in den Arbeitsmonaten oder das ganze Jahr gilt. Außerhalb der Saison entstehen keine Aufträge – die Leistung zeigt „Saison ruht“. **### Wie entstehen die wiederkehrenden Aufträge aus dem Hausmeistervertrag?** Mit „Aufträge erzeugen“ im Vertrag oder „Aus Verträgen erzeugen“ in der Auftragsübersicht stellt KraftHub alles, was in den nächsten sechs Wochen fällig ist, in den Arbeitsvorrat. Nichts wird doppelt angelegt. Leistungen „auf Abruf“ entstehen nur per Abruf. **### Die Hausverwaltung schickt einen Auftrag per E-Mail – wie übernehme ich ihn?** In der E-Mail wählst du unter „Vertrag“ die Aktion „Abrufen“ oder „Als Auftrag annehmen“. Die KI liest E-Mail und PDF-Anhang, schlägt den Vertrag vor, setzt die passende Leistung nach oben und füllt die Felder. Beim Speichern wird die E-Mail mit dem Vertrag verknüpft – dieselbe Leistung lässt sich aus ihr nicht ein zweites Mal abrufen. **### Was sieht mein Mitarbeiter in der Hausmeister-App?** Seinen Einsatz mit Objekt, Adresse und den Angaben aus „Zugang & Schlüssel“ – Schlüssel, Torcode, Parken, Heizraum – sowie die Details des Auftrags. Er bucht seine Arbeitszeit direkt am Einsatz und schließt ihn ab. Den Auftrag schließt das Büro mit „Erledigt“ – erst dann kommt er in den Abrechnungslauf. **### Wie rechne ich am Monatsende alle Objekte ab?** Unter Abrechnung wählst du den Monat, klickst auf „Vorschau“ und prüfst die Karten – eine Rechnung pro Objekt und Vertrag. Steht oben „Das steht dem Lauf im Weg“, behebst du die Punkte zuerst. Dann „Rechnungen erstellen“ und bestätigen. Die Rechnungen liegen als Entwürfe an den Rechnungsempfänger des Objekts, die Aufträge gelten als abgerechnet. **### Wie weise ich umlagefähige Betriebskosten und § 35a auf der Rechnung aus?** An der Leistung im Vertrag oder am einzelnen Auftrag wählst du unter „Steuer & Umlage“ die Kostenart nach § 2 BetrKV, z. B. Gebäudereinigung, Gartenpflege, Straßenreinigung und Müllbeseitigung oder Hauswart. Für haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a EStG wählst du „Ja, Arbeitslohn ausweisen“ – der Lohnanteil steht dann getrennt auf der Rechnung. Die Objektakte zeigt, wie viel davon umlagefähig war. **### Was bedeuten die Meldungen, wenn der Abrechnungslauf anhält?** „Kein Rechnungsempfänger“ – am Objekt unter Parteien einen Rechnungsempfänger ergänzen. „Keine Zeit erfasst“ – der Mitarbeiter bucht die Zeit nach oder du nimmst die Erledigung zurück. „Auftrag ohne Preis“ – Art und Preis im Auftrag festlegen. „Fremdkosten fehlen“ – Beleg zuordnen und Betrag übernehmen. Danach erneut auf „Vorschau“ – der Lauf erstellt erst Rechnungen, wenn nichts mehr im Weg steht. ## Leg dein erstes Objekt an – der Rest folgt in fester Reihenfolge 14 Tage kostenlos, keine Kreditkarte. Entwickelt in Bayern, Daten in deutschen Rechenzentren, DSGVO-konform. Dein KI-Geselle liest die E-Mails der Hausverwaltung gleich mit. Jetzt registrieren & starten Demo buchen