--- title: "IA pour le gardiennage et le nettoyage d'immeubles – KraftHub" description: "L'IA lit les ordres du syndic dans l'e-mail et le PDF, rédige les devis et planifie les interventions – une facture par immeuble en fin de mois. Conforme RGPD." canonical: https://www.krafthub.ai/fr/hausmeisterservice lang: de generated: 2026-09-28T01:14:51.092Z --- ![Gardienne avec une tablette et un trousseau de clés devant un immeuble d'habitation, à côté d'une camionnette marquée Hausverwaltung et des poubelles de l'immeuble](https://www.krafthub.ai/screens/hausverwaltung/house_title.webp) Assistant IA pour le gardiennage, le nettoyage d'immeubles et l'entretien des bâtiments # IA pour le gardiennage et le nettoyage d'immeubles Votre assistant IA lit les ordres du syndic dans l'e-mail et le PDF, rédige les devis et vous libère du travail de bureau. Immeubles, contrats d'entretien, interventions et facture mensuelle au même endroit – pour le nettoyage des parties communes, les espaces verts, le déneigement, la sortie des poubelles et les petites réparations. Essai gratuit de 14 jours [Comment ça marche](#flow) - ✓Sans carte bancaire - ✓Données dans des centres de données allemands - ✓Conforme au RGPD ✓Cycle de facturation septembreUne facture par immeuble – en brouillon à vérifier Conçu pour les entreprises qui entretiennent des immeubles d'habitation et des locaux professionnels pour les syndics, les copropriétés et les bailleurs : - Nettoyage des parties communes - Nettoyage d'entretien - Espaces verts - Déneigement - Sortie des poubelles - Petites réparations - Gardien d'immeuble Votre assistant IA ## L'IA vous décharge du bureau – de l'ordre du syndic jusqu'au devis Dans le gardiennage, le travail arrive par e-mail, par téléphone et en PDF. L'IA lit, remplit et propose – vous vérifiez et confirmez. Dès qu'il s'agit d'argent, les règles fixes de votre contrat s'appliquent. - ### Ordres depuis l'e-mail Quand le syndic envoie un ordre par e-mail ou en PDF, l'IA lit les deux, reconnaît le contrat, propose la prestation à commander et remplit l'ordre. Si quelque chose ne correspond pas, la remarque figure directement au champ. - ### Devis avec l'IA Nouvel immeuble, nettoyage spécial ou taille de haies : décrivez la prestation – l'assistant de devis IA crée un devis avec ses postes et s'appuie sur des devis similaires de votre historique. À partir d'un plan PDF, l'IA calcule les surfaces. Une fois le devis accepté, vous reprenez ses postes dans le contrat d'entretien. - ### Répondre aux e-mails L'IA trie les e-mails entrants et propose des réponses – confirmation de rendez-vous, question de suivi ou devis. Vous vérifiez et envoyez. - ### Assistant téléphonique IA Pendant que votre équipe est en chaufferie ou sur le toit, l'assistant téléphonique IA répond aux appels, note la demande et la crée pour vous – aucun appel du syndic ne se perd. - ### Rendez-vous à la voix « Cage d'escalier Lindenallee mercredi, déneigement Parkstraße à partir de sept heures » – dites-le, l'IA reconnaît les détails et crée les rendez-vous. - ### Photos comme justificatif Photographiez avant et après – l'IA rédige la description pour votre documentation. Vous avez ainsi le justificatif quand le syndic pose la question. [En savoir plus sur l'assistant téléphonique IA](https://www.krafthub.ai/fr/integrationen/telefon-assistent) Le déroulement ## De l'immeuble à la facture mensuelle – dans un ordre fixe KraftHub reproduit le travail avec les syndics tel qu'il se déroule réellement dans une entreprise de gardiennage. Chaque étape s'appuie sur la précédente – vous ne saisissez rien deux fois. 1. 01 ### Immeuble Le bâtiment avec son adresse, ses parties et son accès. 2. 02 ### Contrat Durée, préavis, paiement et prestations convenues. 3. 03 ### Ordres Créés depuis le contrat, par commande – ou l'IA les lit dans l'e-mail. 4. 04 ### Interventions Planification sur le tableau de planning ou dans le calendrier. 5. ✓05 ### Terminé Après l'intervention, le bureau clôture l'ordre. 6. 06 ### Facturation Le cycle de facturation crée une facture par immeuble. Entretien des immeubles ## Chaque immeuble a son dossier – votre justificatif de prestation auprès du syndic Un immeuble, c'est le bâtiment, une unité comme un appartement ou une installation comme le chauffage. Contrats, ordres, interventions et factures s'y rattachent – l'historique montre ce qui a été fait et facturé, et quand. - ✓**Parties :** Donneur d'ordre, destinataire de la facture (p. ex. la copropriété c/o le syndic), propriétaire, locataires et la personne qui ouvre sur place. - ✓**Accès et clés :** Clés, code du portail, stationnement, chaufferie – affichés dans l'application mobile directement à l'intervention. Plus besoin d'appeler le bureau. - ✓**Dates à l'immeuble :** Collez une fois le calendrier de collecte des déchets – la sortie des poubelles suit exactement ces jours de collecte. - ✓**Chiffres clés :** Ordres ouverts, montant fixe mensuel, montant facturé cette année et part récupérable sur les locataires, dernière intervention. www.krafthub.ai/fr/objects ![Vue d'ensemble des immeubles dans KraftHub avec chiffres clés et liste des bâtiments avec donneur d'ordre et ordres ouverts](https://www.krafthub.ai/screens/hausverwaltung/objekte_liste.webp) Vue d'ensemble des immeubles : chiffres clés, donneur d'ordre et ordres ouverts par bâtiment Contrat d'entretien ## Le contrat d'entretien pilote tout – prestations, fréquence, saison, prix L'en-tête du contrat contient la durée, le préavis, le délai de paiement et la facturation. En dessous, chaque prestation avec son mode de facturation, son prix, sa fréquence et ses mois de service. Tant que le contrat est un brouillon, aucun ordre ni aucune facture n'est créé. - ✓**Prestations saisonnières :** Déneigement de novembre à mars, espaces verts d'avril à octobre – aucun ordre n'est créé hors saison. - ✓**Plusieurs tâches dans un forfait :** Cage d'escalier chaque semaine, fenêtres chaque trimestre – seul le forfait est facturé. - ✓**Tarifs de nuit, du dimanche et des jours fériés :** Pour le travail au temps passé, le cycle de facturation choisit le tarif selon l'heure à laquelle le travail a été effectué. - ✓**Reprendre le devis :** Les lignes d'un devis accepté deviennent des prestations du contrat. www.krafthub.ai/fr/contracts ![Vue d'ensemble des contrats dans KraftHub avec immeuble, syndic, durée, préavis et montant mensuel par contrat](https://www.krafthub.ai/screens/hausverwaltung/vertrags_liste.webp) Vue d'ensemble des contrats : durée, préavis, montant mensuel et part saisonnière www.krafthub.ai/fr/objects ![Prestations du contrat dans KraftHub : nettoyage de la cage d'escalier au forfait, extérieurs, poubelles par intervention, déneigement au temps passé avec mois de saison, petites réparations à la demande](https://www.krafthub.ai/screens/hausverwaltung/vertrag_positionen.webp) Vue mensuelle des prestations : forfait, par intervention, au temps passé, à la demande – avec mois de saison et « Dernière facturation » Modes de facturation ## Cinq modes de facturation couvrent le gardiennage et le nettoyage d'immeubles Le mode de facturation détermine ce que l'ordre demande et comment il est facturé. Un forfait d'astreinte peut être imputé sur les interventions de la même prestation dans le mois. | Mode | Comment c'est facturé | Typique pour | | --- | --- | --- | | Forfait | Un montant fixe par mois, trimestre ou année – quelle que soit la fréquence du travail. Les ordres sont « couvert par le forfait ». | Nettoyage des parties communes, nettoyage d'entretien, espaces verts | | Au temps passé | Temps saisi × tarif, avec tarifs de nuit, du dimanche et des jours fériés. Chaque quart d'heure entamé compte en entier. | Petites réparations, interventions de déneigement | | Par intervention | Un montant fixe par déplacement. | Sortie des poubelles | | Par intervention effectuée | Un montant fixe par intervention confirmée – aussi en supplément d'une autre prestation. | Sel de déneigement par intervention | | Refacturé | Coûts repris du justificatif d'un fournisseur, refacturés sans majoration. | Élimination des déchets par un prestataire | Ordres et interventions ## Les ordres se créent tout seuls – depuis le contrat, par commande ou depuis un e-mail Un clic sur « Générer depuis les contrats » place tout ce qui est dû dans les six prochaines semaines dans le carnet de travail – comme le nettoyage de la cage d'escalier chaque semaine. Rien n'est créé deux fois. - ✓**Commande par le syndic :** Petite réparation ou intervention de déneigement avec sa date et le numéro de commande du syndic – facturée selon le contrat. - ✓**Depuis l'e-mail avec l'IA :** L'IA lit l'e-mail et la pièce jointe PDF, propose le contrat et la prestation et remplit l'ordre. Vous vérifiez et enregistrez. - ✓**Planification :** Faites glisser un ordre sur un collaborateur et un jour dans le tableau de planning – l'intervention est prête, avec immeuble, adresse et code du portail. - ✓**Application mobile :** Votre collaborateur voit l'accès et les détails sur son téléphone, saisit son temps à l'intervention et la clôture. www.krafthub.ai/fr/work-orders ![Vue d'ensemble des ordres dans KraftHub par immeuble avec échéance, statut de facturation et le bouton Générer depuis les contrats](https://www.krafthub.ai/screens/hausverwaltung/auftrags_liste.webp) Carnet de travail par immeuble : échéance, origine dans le contrat et statut de facturation par ordre Cycle de facturation ## En fin de mois : choisir le mois, vérifier l'aperçu, créer les factures Le cycle de facturation crée une facture récapitulative par immeuble et par contrat – avec forfaits, interventions, temps et coûts externes – adressée au destinataire de facture de l'immeuble. Les factures mensuelles attendent en brouillon, et les ordres sont considérés comme facturés. - ✓**Charges selon le § 2 BetrKV :** Le type de coût de chaque prestation figure sur la facture – nettoyage d'immeuble, espaces verts, nettoyage de voirie et enlèvement des déchets, gardien d'immeuble. Le syndic reprend directement les charges récupérables. - ✓**Services à domicile selon le § 35a EStG :** La part de main-d'œuvre figure séparément sur la facture. - ✓**Coûts externes selon justificatif :** Rattachez la facture du prestataire de collecte et reprenez le montant – refacturé sans majoration. - ✓**Le cycle s'arrête au lieu de se tromper :** « Pas de destinataire de facture », « Aucun temps saisi », « Coût externe manquant » – corrigez, puis relancez l'aperçu. www.krafthub.ai/fr/billing-runs ![Cycle de facturation dans KraftHub : choisir le mois, aperçu, créer les factures, avec en dessous les cycles précédents, leur période, les numéros de facture et le total](https://www.krafthub.ai/screens/hausverwaltung/abrechnungslauf.webp) Cycles précédents : quel cycle a créé quelles factures, et quand Expliqué en trois vidéos ## Un immeuble exemple, tout le déroulement La série montre l'immeuble et son contrat d'entretien, le chemin du contrat à l'intervention et comment les ordres terminés deviennent la facture mensuelle. Les vidéos sont en allemand. Épisode 1 ### L'immeuble et son contrat Bâtiment, parties et accès dans le dossier de l'immeuble – puis le contrat avec ses prestations et ses mois de saison. Épisode 2 ### Du contrat à l'intervention Générer les ordres depuis le contrat et les planifier sur un collaborateur et un jour dans le tableau de planning. Épisode 3 ### Terminé et facturé Vérifier le temps, clôturer l'ordre, cycle de facturation avec aperçu – une facture par immeuble. Questions fréquentes ## Le gardiennage avec KraftHub – questions du terrain **### Comment travailler avec KraftHub en tant qu'entreprise de gardiennage ?** Dans un ordre fixe : vous créez l'immeuble, puis le contrat d'entretien avec durée, préavis et prestations. Il en découle des ordres que vous planifiez comme interventions sur le tableau de planning. Après l'intervention, vous clôturez l'ordre avec « Terminé », et en fin de mois le cycle de facturation crée une facture par immeuble. **### Que fait l'IA pour mon entreprise de gardiennage ?** Elle lit les ordres du syndic dans l'e-mail et le PDF et les remplit, rédige des devis avec l'assistant de devis IA, propose des réponses aux e-mails, crée des rendez-vous à la voix et décrit vos photos pour la documentation. L'assistant téléphonique IA répond aux appels quand personne n'est au bureau. Rien n'est enregistré avant votre confirmation – et la facturation suit les règles fixes de votre contrat. **### KraftHub s'adresse-t-il aux syndics ?** Non – KraftHub s'adresse à l'entreprise qui travaille pour le syndic : gardiennage, nettoyage d'immeubles et services aux bâtiments. Dans KraftHub, le syndic, la copropriété ou le bailleur est votre donneur d'ordre et le destinataire de vos factures. **### Quel mode de facturation choisir pour le nettoyage, le déneigement, les poubelles ou les réparations ?** Forfait pour le nettoyage des parties communes, le nettoyage d'entretien et les espaces verts. Au temps passé pour les petites réparations et les interventions de déneigement. Par intervention pour la sortie des poubelles. Par intervention effectuée pour les suppléments comme le sel. Refacturé pour les coûts d'un prestataire de collecte, repris sans majoration. **### Comment créer des prestations qui ne tournent qu'en hiver ou qu'en été ?** Dans la prestation, répondez à « Quand le travail est-il effectué ? » par « Certains mois » ou prenez le modèle « Hiver nov.–mars » ou « Été avr.–oct. ». Pour un forfait, vous choisissez s'il s'applique uniquement les mois travaillés ou toute l'année. Aucun ordre n'est créé hors saison – la prestation affiche « hors saison ». **### Comment les ordres récurrents sont-ils créés depuis le contrat d'entretien ?** Avec « Générer les ordres » dans le contrat ou « Générer depuis les contrats » dans la vue des ordres, KraftHub place tout ce qui est dû dans les six prochaines semaines dans le carnet de travail. Rien n'est créé deux fois. Les prestations « à la demande » ne sont créées que par commande. **### Le syndic envoie un ordre par e-mail – comment le reprendre ?** Dans l'e-mail, choisissez « Commander des prestations » ou « Accepter comme ordre de travail » sous « Contrat ». L'IA lit l'e-mail et la pièce jointe PDF, propose le contrat, place la prestation correspondante en tête et remplit les champs. À l'enregistrement, l'e-mail est lié au contrat – la même prestation ne peut pas être commandée une seconde fois depuis cet e-mail. **### Que voit mon collaborateur dans l'application mobile ?** Son intervention avec l'immeuble, l'adresse et les informations d'« Accès et clés » – clés, code du portail, stationnement, chaufferie – ainsi que les détails de l'ordre. Il saisit son temps de travail directement à l'intervention et la clôture. Le bureau clôture l'ordre avec « Terminé » – ce n'est qu'ensuite qu'il entre dans le cycle de facturation. **### Comment facturer tous les immeubles en fin de mois ?** Dans la facturation, choisissez le mois, cliquez sur « Aperçu » et vérifiez les cartes – une facture par immeuble et par contrat. Si « Ce qui bloque le cycle » apparaît en haut, corrigez d'abord ces points. Puis « Créer les factures » et confirmez. Les factures attendent en brouillon, adressées au destinataire de facture de l'immeuble, et les ordres sont considérés comme facturés. **### Comment faire figurer les charges récupérables et le § 35a sur la facture ?** Sur la prestation du contrat ou sur un ordre, choisissez dans « Taxes & charges » le type de coût selon le § 2 BetrKV, p. ex. nettoyage d'immeuble, espaces verts, nettoyage de voirie et enlèvement des déchets, ou gardien d'immeuble. Pour les services à domicile selon le § 35a EStG, choisissez « Oui, indiquer la main-d’œuvre » – la part de main-d'œuvre figure alors séparément sur la facture. Le dossier de l'immeuble montre quelle part était récupérable. **### Que signifient les messages quand le cycle de facturation s'arrête ?** « Pas de destinataire de facture » – ajoutez un destinataire de facture dans les parties de l'immeuble. « Aucun temps saisi » – le collaborateur saisit le temps après coup ou vous annulez la clôture. « Ordre sans prix » – définissez le mode et le prix dans l'ordre. « Coût externe manquant » – rattachez le justificatif et reprenez le montant. Relancez ensuite l'« Aperçu » – le cycle ne crée des factures que lorsque plus rien ne bloque. ## Créez votre premier immeuble – la suite vient dans un ordre fixe 14 jours gratuits, sans carte bancaire. Développé en Bavière, données dans des centres de données allemands, conforme au RGPD. Votre assistant IA lit les e-mails du syndic au passage. S'inscrire et démarrer Réserver une démo