IA pour le gardiennage et le nettoyage d'immeubles

Dans un ordre fixe : vous créez l'immeuble, puis le contrat d'entretien avec durée, préavis et prestations. Il en découle des ordres que vous planifiez comme interventions sur le tableau de planning. Après l'intervention, vous clôturez l'ordre avec « Terminé », et en fin de mois le cycle de facturation crée une facture par immeuble.

Elle lit les ordres du syndic dans l'e-mail et le PDF et les remplit, rédige des devis avec l'assistant de devis IA, propose des réponses aux e-mails, crée des rendez-vous à la voix et décrit vos photos pour la documentation. L'assistant téléphonique IA répond aux appels quand personne n'est au bureau. Rien n'est enregistré avant votre confirmation – et la facturation suit les règles fixes de votre contrat.

Non – KraftHub s'adresse à l'entreprise qui travaille pour le syndic : gardiennage, nettoyage d'immeubles et services aux bâtiments. Dans KraftHub, le syndic, la copropriété ou le bailleur est votre donneur d'ordre et le destinataire de vos factures.

Forfait pour le nettoyage des parties communes, le nettoyage d'entretien et les espaces verts. Au temps passé pour les petites réparations et les interventions de déneigement. Par intervention pour la sortie des poubelles. Par intervention effectuée pour les suppléments comme le sel. Refacturé pour les coûts d'un prestataire de collecte, repris sans majoration.

Dans la prestation, répondez à « Quand le travail est-il effectué ? » par « Certains mois » ou prenez le modèle « Hiver nov.–mars » ou « Été avr.–oct. ». Pour un forfait, vous choisissez s'il s'applique uniquement les mois travaillés ou toute l'année. Aucun ordre n'est créé hors saison – la prestation affiche « hors saison ».

Avec « Générer les ordres » dans le contrat ou « Générer depuis les contrats » dans la vue des ordres, KraftHub place tout ce qui est dû dans les six prochaines semaines dans le carnet de travail. Rien n'est créé deux fois. Les prestations « à la demande » ne sont créées que par commande.

Dans l'e-mail, choisissez « Commander des prestations » ou « Accepter comme ordre de travail » sous « Contrat ». L'IA lit l'e-mail et la pièce jointe PDF, propose le contrat, place la prestation correspondante en tête et remplit les champs. À l'enregistrement, l'e-mail est lié au contrat – la même prestation ne peut pas être commandée une seconde fois depuis cet e-mail.

Son intervention avec l'immeuble, l'adresse et les informations d'« Accès et clés » – clés, code du portail, stationnement, chaufferie – ainsi que les détails de l'ordre. Il saisit son temps de travail directement à l'intervention et la clôture. Le bureau clôture l'ordre avec « Terminé » – ce n'est qu'ensuite qu'il entre dans le cycle de facturation.

Dans la facturation, choisissez le mois, cliquez sur « Aperçu » et vérifiez les cartes – une facture par immeuble et par contrat. Si « Ce qui bloque le cycle » apparaît en haut, corrigez d'abord ces points. Puis « Créer les factures » et confirmez. Les factures attendent en brouillon, adressées au destinataire de facture de l'immeuble, et les ordres sont considérés comme facturés.

Sur la prestation du contrat ou sur un ordre, choisissez dans « Taxes & charges » le type de coût selon le § 2 BetrKV, p. ex. nettoyage d'immeuble, espaces verts, nettoyage de voirie et enlèvement des déchets, ou gardien d'immeuble. Pour les services à domicile selon le § 35a EStG, choisissez « Oui, indiquer la main-d’œuvre » – la part de main-d'œuvre figure alors séparément sur la facture. Le dossier de l'immeuble montre quelle part était récupérable.

« Pas de destinataire de facture » – ajoutez un destinataire de facture dans les parties de l'immeuble. « Aucun temps saisi » – le collaborateur saisit le temps après coup ou vous annulez la clôture. « Ordre sans prix » – définissez le mode et le prix dans l'ordre. « Coût externe manquant » – rattachez le justificatif et reprenez le montant. Relancez ensuite l'« Aperçu » – le cycle ne crée des factures que lorsque plus rien ne bloque.