Privātuma politika

Versija: 01.09.2025

1. Pārzinis

Krafthub GmbH
Marktplatz 4
85567 Grafing
Vācija
HRB 304667 Minhenes vietējā tiesa
E-pasts: [datenschutz@krafthub.de]

2. Vispārīga informācija

Šī privātuma politika sniedz informāciju par personas datu apstrādi, izmantojot mūsu amatniecības programmatūru (SaaS), tīmekļa vietnes un saistītos pakalpojumus. Programmatūra paredzēta tikai uzņēmējiem BGB 14. panta izpratnē.

3. Apstrādes mērķi un tiesiskais pamats

3.1 Līguma izpilde (SaaS pakalpojumi)

• Programmatūras un lietotāju kontu nodrošināšana
• Satura (piem., dokumenti, rēķini, piedāvājumi, e-pasti, balss ieraksti, WhatsApp ziņas) glabāšana un pārvaldība
• Norēķini, atbalsts, komunikācija
  Tiesiskais pamats: GDPR 6. panta 1. punkts b)

3.2 Sistēmas darbība un drošība

• IT sistēmu darbība, rezerves kopijas, uzraudzība, kļūdu novēršana
• Krāpšanas novēršana, IT drošība
  Tiesiskais pamats: GDPR 6. panta 1. punkts f) (leģitīma interese)

3.3 Mārketings un komunikācija

• Informācija par atjauninājumiem, jaunām funkcijām un piedāvājumiem
• Tiešais mārketings esošajiem klientiem
  Tiesiskais pamats: GDPR 6. panta 1. punkts f); UWG 7. pants

3.4 Bezmaksas plāns: anonimizētu datu izmantošana AI/LLM apmācībai

• Izmantojot bezmaksas plānu, mēs apstrādājam saturu (piem., dokumentus, rēķinus, piedāvājumus, e-pastus, balss ierakstus, WhatsApp ziņas) tikai anonimizētā veidā, lai uzlabotu un apmācītu AI un valodas modeļus.
• Dalība bezmaksas plānā prasa jūsu skaidru piekrišanu. Bez piekrišanas iespējams tikai maksas abonements.
• Tiesiskais pamats: GDPR 6. panta 1. punkts a) (piekrišana)

4. Anonimizācija

Pirms izmantošanas apmācības vajadzībām dati tiek neatgriezeniski anonimizēti. Tas ietver:

• Vārdu, adrešu, tālruņu numuru, e-pastu noņemšanu
• Klientu/darbinieku numuru, banku un maksājumu datu noņemšanu
• Uzņēmuma identifikatoru (piem., logotipi, projektu ID) noņemšanu vai maskēšanu
• Citu identificējošu pazīmju dzēšanu

Oriģinālie neanonimizētie dati pēc anonimizācijas tiek dzēsti un netiek izmantoti tālāk.

5. Datu kategorijas

• Pamatdati (piem., vārds, uzņēmums, kontaktinformācija)
• Līguma dati (piem., abonēšanas plāns, norēķinu informācija)
• Lietošanas dati (piem., žurnālfaili, IP adreses, ierīces informācija)
• Klienta ievadītais saturs programmatūrā (piem., dokumenti, rēķini, e-pasti, balss ieraksti, WhatsApp ziņas un mediju faili)

6. Saņēmēji / trešo personu izpaušana

• IT un hostinga pakalpojumu sniedzēji (apakšapstrādātāji)
• Atbalsta un komunikācijas pakalpojumu sniedzēji
• Izpaušana notiek tikai atbilstoši GDPR 28. pantam
• Datu apstrāde ārpus ES/EEZ nenotiek

6.1 E-pasta kontu savienojumi (Gmail un Outlook)

krafthub.ai ļauj jums pēc izvēles savienot savus e-pasta kontus, lai pārvaldītu savu komunikāciju vienā vietā. Šī sadaļa izskaidro, kādai informācijai mēs piekļūstam, kad savienojat savu Gmail vai Outlook/Microsoft 365 kontu.

Kam mēs piekļūstam, kad savienojat savu Gmail kontu:

• Lasīt jūsu e-pastus: Mēs piekļūstam jūsu Gmail ziņojumiem, ieskaitot e-pasta saturu, tēmu rindas, sūtītāja un saņēmēja informāciju, laika zīmogu, pielikumus un pielikumu saturu. E-pasta pielikumi tiek saglabāti un analizēti, lai nodrošinātu dokumentu pārvaldību, mākslīgā intelekta ieskatus un meklēšanas funkcionalitāti krafthub.ai.
• Sūtīt e-pastus: Mēs sūtām e-pastus jūsu vārdā, kad rakstāt un sūtāt ziņojumus, izmantojot krafthub.ai.
• Modificēt un organizēt: Mēs modificējam e-pasta īpašības (lasīts/nelasīts statuss, birkas, mapes) un dzēšam e-pastus, kad veicāt šīs darbības krafthub.ai.
• Pamata profils: Mēs piekļūstam jūsu vārdam, e-pasta adresei un profila attēlam.

Kam mēs piekļūstam, kad savienojat savu Outlook/Microsoft 365 kontu:

Mēs piekļūstam tiem pašiem informācijas veidiem, kas aprakstīti iepriekš Gmail: e-pasta ziņojumiem, pielikumiem un to saturam, sūtīšanas iespējām, e-pasta organizēšanai un pamata profila informācijai.

Svarīgas piezīmes:

• E-pasta kontu savienošana ir pilnīgi brīvprātīga
• Jūs varat jebkurā laikā atvienot kontu krafthub.ai iestatījumos
• Mūsu Google lietotāju datu izmantošana atbilst Google API Services User Data Policy, ieskaitot ierobežotas izmantošanas prasības
• Lai iegūtu informāciju par to, kā mēs izmantojam, uzglabājam un aizsargājam šos datus, skatiet šīs privātuma politikas 3. (Mērķi), 7. (Glabāšanas periods) un 9. (Datu drošība) sadaļas

Juridiskais pamats: GDPR 6. pants (1) (a) (piekrišana) un GDPR 6. pants (1) (b) (līguma izpilde).

6.2 E-pasta piegādes pakalpojums (Mailgun)

krafthub.ai izmanto Mailgun, e-pasta piegādes pakalpojumu sniedzēju, lai sūtītu transakciju un pakalpojumu saistītus e-pastus lietotājiem. Šī sadaļa izskaidro, kā Mailgun apstrādā jūsu personas datus, kad mēs sūtām e-pastus, izmantojot viņu pakalpojumu.

Kādi dati tiek apstrādāti ar Mailgun:

• E-pasta adreses: Saņēmēju e-pasta adreses tiek apstrādātas, lai piegādātu e-pastus (reģistrācijas apstiprinājumi, demo apstiprinājumi, pakalpojumu atjauninājumi, funkciju paziņojumi)
• Vārdi: Saņēmēju vārdi var tikt iekļauti e-pasta saturā personalizācijai
• E-pasta saturs: E-pasta tēmas rindas un e-pasta teksta saturs (ieskaitot datumus, laikus un citas pakalpojumu saistītas informācijas) tiek apstrādāti piegādei
• Piegādes metadati: Mailgun apstrādā tehniskās piegādes informācijas (piegādes statuss, atvēršanas rādītāji, klikšķu izsekošana) e-pasta piegādes optimizācijai un problēmu novēršanai

Apstrādes mērķis:

• Reģistrācijas apstiprinājuma e-pastu piegāde
• Demo tikšanās apstiprinājuma e-pastu piegāde
• Pakalpojumu saistītu komunikāciju un funkciju atjauninājumu paziņojumu piegāde
• E-pasta piegādes optimizācija un uzticamība

Svarīgas piezīmes:

• Mailgun darbojas kā apakšapstrādātājs saskaņā ar GDPR 28. pantu
• Mailgun apstrādā datus tikai ES/EEZ ietvaros (ES reģions: api.eu.mailgun.net)
• Datu apstrāde ir ierobežota tikai ar e-pasta piegādes mērķiem
• Jūs varat jebkurā laikā atrakstīties no pakalpojumu atjauninājumu e-pastiem, izmantojot savus konta iestatījumus vai atrakstīšanās saiti e-pastos
• Lai iegūtu vairāk informācijas par Mailgun datu apstrādi, lūdzu, skatiet viņu privātuma politiku vietnē https://www.mailgun.com/privacy-policy/

Juridiskais pamats: GDPR 6. pants (1) (b) (līguma izpilde) transakciju e-pastiem (reģistrācijas apstiprinājumi, demo apstiprinājumi) un GDPR 6. pants (1) (f) (leģitīma interese) pakalpojumu saistītām komunikācijām un funkciju atjauninājumiem.

6.3. WhatsApp ziņojumapmaiņas pakalpojums (Twilio)

krafthub.ai integrē WhatsApp ziņojumapmaiņas funkcionalitāti, izmantojot Twilio, lai nodrošinātu saziņu ar jūsu klientiem. Šajā sadaļā ir paskaidrots, kā Twilio apstrādā personas datus, kad izmantojat šo funkciju.

Kādus datus apstrādā Twilio:

• Tālruņa numuri: Sūtītāja un saņēmēja tālruņa numuri tiek apstrādāti, lai maršrutētu ziņojumus.
• Ziņojuma saturs: Ziņojumu teksta saturs, tostarp jebkuri mediju faili (attēli, video, dokumenti, balss ieraksti) un atrašanās vietas dati, tiek apstrādāti piegādei un saglabāti krafthub.ai.
• Profila informācija: Var tikt apstrādāti WhatsApp profila vārdi un identifikatori.
• Piegādes metadati: Tehniskā informācija, piemēram, piegādes statuss, lasīšanas apstiprinājumi un laika zīmogi.

Apstrādes mērķis:

• Reāllaika saziņas nodrošināšana starp uzņēmumiem un to klientiem, izmantojot WhatsApp.
• Ziņojumu vēstures un dokumentu pārvaldības nodrošināšana WhatsApp komunikācijai.
• Tehniskā piegādes optimizācija un uzticamība.

Svarīgas piezīmes:

• Twilio darbojas kā apakšapstrādātājs saskaņā ar GDPR 28. pantu.
• Datu apstrāde ir ierobežota ar ziņojumapmaiņas mērķiem. Mediju faili tiek pastāvīgi glabāti krafthub.ai drošajā krātuvē.
• WhatsApp ziņojumapmaiņas izmantošana ir neobligāta un uz to attiecas pakalpojumu sniegšanas noteikumi.
• Lai iegūtu papildinformāciju, lūdzu, skatiet Twilio privātuma politiku vietnē https://www.twilio.com/legal/privacy un Meta WhatsApp privātuma politiku.

Juridiskais pamats: GDPR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts (līguma izpilde).

7. Glabāšanas periods

• Līguma un norēķinu dati: atbilstoši likumā noteiktajiem glabāšanas termiņiem (HGB, AO)
• Saturs: līguma darbības laikā; dzēšana ne vēlāk kā 30 dienas pēc līguma beigām
• Rezerves kopijas: automātiska pārrakstīšana max. 7 dienu laikā
• Bezmaksas plāna dati apmācībai: glabājas tikai līdz anonimizācijai; pēc tam tiek izmantoti tikai anonimizēti dati

8. Datu subjektu tiesības

Saskaņā ar GDPR 15. pantu un turpmākajiem jums ir tiesības:

• Saņemt informāciju par apstrādātajiem datiem
• Neprecīzu datu labošana
• Dzēšana vai apstrādes ierobežošana
• Datu pārnesamība
• Iebilst pret apstrādi, kas balstīta uz leģitīmām interesēm
• Atsaukt piekrišanu (piem., bezmaksas plānam) ar nākotnes iedarbību

Atsaukums nozīmē dalības pārtraukšanu bezmaksas plānā; lietošana iespējama tikai maksas abonementā.

8.1. Tiesību uz datu dzēšanu izmantošana

Lai izmantotu savas tiesības uz datu dzēšanu, lūdzu, nosūtiet neformālu pieprasījumu uz e-pastu datenschutz@krafthub.ai. Lūdzu, norādiet ar jūsu kontu saistīto e-pasta adresi. Mēs apstrādāsim jūsu pieprasījumu 30 dienu laikā. Lūdzu, ņemiet vērā, ka noteikti dati var tikt saglabāti, ja tas ir nepieciešams juridisku vai līgumisku iemeslu dēļ (piemēram, norēķinu nolūkos, kā aprakstīts mūsu Vispārējo noteikumu 13. punktā).

9. Datu drošība

Mēs īstenojam tehniskos un organizatoriskos pasākumus (TOM) atbilstoši GDPR 32. pantam, tostarp:

• Šifrēšana (pārsūtīšanā un glabāšanā)
• Piekļuves kontrole, lomu un tiesību pārvaldība
• Žurnālu veidošana, uzraudzība, ielaušanās atklāšana
• Nomnieku datu atdalīšana
• Regulāras rezerves kopijas un atjaunošanas testi

10. Datu aizsardzības speciālists

Gaitis Kasims, Marktplatz 4, Grafing, 85567, datenschutz@krafthub.ai

11. Uzraudzības iestāde

Jums ir tiesības iesniegt sūdzību datu aizsardzības uzraudzības iestādē. Atbildīgā iestāde ir, piemēram, Bavārijas Datu aizsardzības uzraudzības iestāde (BayLDA).

12. Izmaiņas privātuma politikā

Mēs paturam tiesības grozīt šo privātuma politiku pakalpojumu vai tiesību aktu izmaiņu gadījumā. Par būtiskām izmaiņām mēs paziņosim atbilstoši.