KI-Automatisierung für Hausmeisterservice und Objektbetreuung – vom Auftrag bis zur Monatsrechnung

In fester Reihenfolge: Du legst das Objekt an, dann den Hausmeistervertrag mit Laufzeit, Kündigung und Leistungen. Daraus entstehen Aufträge, die du in der Planungstafel als Einsätze einplanst. Nach dem Einsatz schließt du den Auftrag mit „Erledigt“, und am Monatsende erstellt der Abrechnungslauf eine Rechnung pro Objekt.

Sie liest Aufträge der Hausverwaltung aus E-Mail und PDF und füllt sie aus, schreibt mit dem KI-Angebotsassistenten Angebote, schlägt Antworten auf E-Mails vor, legt Termine per Sprache an und beschreibt deine Fotos für die Dokumentation. Der KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, wenn niemand im Büro ist. Gespeichert wird erst, wenn du bestätigst – abgerechnet wird nach den festen Regeln deines Vertrags.

KraftHub bildet die operative Objektbetreuung vollständig ab – für Hausverwaltungen mit eigenem Hauswart- und Reinigungsteam ebenso wie für Hausmeisterservices und Gebäudereinigungen, die im Auftrag einer Verwaltung arbeiten. Dazu gehören die Objektakte mit Parteien, Zugang und Schlüsseln, die Hausmeisterverträge mit Leistungen, Turnus und Saison sowie die Aufträge aus Vertrag, Abruf oder E-Mail, die die KI liest und ausfüllt. Die Einsätze werden in der Planungstafel geplant und in der Hausmeister-App erledigt. Am Monatsende erstellt der Abrechnungslauf eine Rechnung pro Objekt, mit Kostenart nach § 2 BetrKV und Lohnanteil nach § 35a EStG.

Pauschale für Treppenhausreinigung, Unterhaltsreinigung und Gartenpflege. Nach Einsatzzeit für Kleinreparaturen und Winterdienst-Einsätze. Je Einsatz für das Bereitstellen der Mülltonnen. Je erledigtem Einsatz für Zuschläge wie Streugut. Durchlaufend für Fremdkosten eines Entsorgers, die ohne Aufschlag weiterberechnet werden.

In der Leistung beantwortest du „Wann wird gearbeitet?“ mit „In bestimmten Monaten“ oder nimmst die Vorlage „Winter Nov–Mär“ bzw. „Sommer Apr–Okt“. Bei einer Pauschale wählst du, ob sie nur in den Arbeitsmonaten oder das ganze Jahr gilt. Außerhalb der Saison entstehen keine Aufträge – die Leistung zeigt „Saison ruht“.

Mit „Aufträge erzeugen“ im Vertrag oder „Aus Verträgen erzeugen“ in der Auftragsübersicht stellt KraftHub alles, was in den nächsten sechs Wochen fällig ist, in den Arbeitsvorrat. Nichts wird doppelt angelegt. Leistungen „auf Abruf“ entstehen nur per Abruf.

In der E-Mail wählst du unter „Vertrag“ die Aktion „Abrufen“ oder „Als Auftrag annehmen“. Die KI liest E-Mail und PDF-Anhang, schlägt den Vertrag vor, setzt die passende Leistung nach oben und füllt die Felder. Beim Speichern wird die E-Mail mit dem Vertrag verknüpft – dieselbe Leistung lässt sich aus ihr nicht ein zweites Mal abrufen.

Seinen Einsatz mit Objekt, Adresse und den Angaben aus „Zugang & Schlüssel“ – Schlüssel, Torcode, Parken, Heizraum – sowie die Details des Auftrags. Er bucht seine Arbeitszeit direkt am Einsatz und schließt ihn ab. Den Auftrag schließt das Büro mit „Erledigt“ – erst dann kommt er in den Abrechnungslauf.

Unter Abrechnung wählst du den Monat, klickst auf „Vorschau“ und prüfst die Karten – eine Rechnung pro Objekt und Vertrag. Steht oben „Das steht dem Lauf im Weg“, behebst du die Punkte zuerst. Dann „Rechnungen erstellen“ und bestätigen. Die Rechnungen liegen als Entwürfe an den Rechnungsempfänger des Objekts, die Aufträge gelten als abgerechnet.

An der Leistung im Vertrag oder am einzelnen Auftrag wählst du unter „Steuer & Umlage“ die Kostenart nach § 2 BetrKV, z. B. Gebäudereinigung, Gartenpflege, Straßenreinigung und Müllbeseitigung oder Hauswart. Für haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a EStG wählst du „Ja, Arbeitslohn ausweisen“ – der Lohnanteil steht dann getrennt auf der Rechnung. Die Objektakte zeigt, wie viel davon umlagefähig war.

„Kein Rechnungsempfänger“ – am Objekt unter Parteien einen Rechnungsempfänger ergänzen. „Keine Zeit erfasst“ – der Mitarbeiter bucht die Zeit nach oder du nimmst die Erledigung zurück. „Auftrag ohne Preis“ – Art und Preis im Auftrag festlegen. „Fremdkosten fehlen“ – Beleg zuordnen und Betrag übernehmen. Danach erneut auf „Vorschau“ – der Lauf erstellt erst Rechnungen, wenn nichts mehr im Weg steht.