Jetzt auch für Hausverwaltungen: Die Kraft der KI im Serienbetrieb

Jetzt auch für Hausverwaltungen: KraftHub liest die Aufträge der Verwaltung mit KI, plant die Einsätze und rechnet jedes Objekt am Monatsende ab.

Im Hausmeisterservice ist nicht die einzelne Aufgabe schwer, sondern die Menge: viele Häuser, jede Woche das Treppenhaus, im Sommer der Garten, im Winter der Räumdienst, an jedem Abholtag die Tonnen – und dazwischen Reparaturen, die per E-Mail kommen. Genau dafür bringt KraftHub die Kraft der KI in den Serienbetrieb: nicht als Spielerei für einzelne Texte, sondern als Arbeitsablauf, der jeden Tag für jedes Objekt mitläuft.

Die Regel dabei ist einfach: Die KI übernimmt das Lesen und Verstehen – E-Mails, PDF-Aufträge, Preise und Freigabegrenzen. Wo es um Geld geht, gelten die festen Regeln aus deinem Vertrag. Und gespeichert wird erst, wenn du bestätigst.

Die KI liest die Aufträge der Verwaltung

Schickt die Verwaltung einen Arbeitsauftrag per E-Mail, oft als PDF, liest die KI E-Mail und Anhang für dich. Sie erkennt, zu welchem Vertrag und welchem Haus der Auftrag gehört, und schlägt die passende Leistung aus dem Vertrag zum Abruf vor – oder füllt einen neuen Auftrag aus: Was ist zu tun, bis wann, die Auftragsnummer der Verwaltung, Preis und Freigabegrenze. Wo etwas nicht passt – etwa ein anderes Objekt im Dokument –, steht der Hinweis direkt unter dem betroffenen Feld. Du prüfst und speicherst. Abtippen musst du nichts.

Das Objekt: alles zum Haus an einem Ort

Jedes Haus ist in KraftHub ein Objekt mit eigener Objektakte. Darin steht alles, was du und dein Team brauchen:

• Parteien: Wer beauftragt dich, wer bekommt die Rechnung, wem gehört das Haus, wer öffnet die Tür – die Hausverwaltung, die Eigentümergemeinschaft, der Hausmeister.
• Zugang und Schlüssel: Schlüsselkasten, Torcode, Parkplatz, Heizraum. Das geht mit aufs Handy – dein Monteur sieht es direkt am Einsatz.
• Termine am Objekt: Den Abfuhrkalender fügst du einmal ein. Das Bereitstellen der Tonnen richtet sich dann genau nach diesen Tagen.
• Kennzahlen und Historie: offene Aufträge, der Vertrag, was dieses Jahr abgerechnet wurde, der letzte Einsatz – und jeder Einsatz, jedes Angebot und jede Rechnung am Haus. Dein Nachweis gegenüber der Verwaltung, ohne etwas von Hand zu pflegen.

Der Vertrag: jede Leistung mit ihrer Abrechnung

Im Vertrag stehen Laufzeit, Kündigungsfrist und Zahlungsziel – und die Leistungen, jede mit der Art, wie sie abgerechnet wird:

• Pauschale für Treppenhausreinigung oder Gartenpflege – ein fester Betrag pro Monat, egal wie oft gearbeitet wird.
• Nach Einsatzzeit für Reparaturen und Winterdienst – mit eigenem Nacht- und Sonntagssatz, angefangene Viertelstunden zählen voll.
• Je Einsatz für die Mülltonnen, durchlaufend für Fremdkosten wie die Entsorgung, ohne Aufschlag.
• Saisonal – Winterdienst nur von November bis März, Garten nur im Sommer – und auf Abruf für alles, was die Verwaltung bei Bedarf bestellt.

Umlagefähige Betriebskosten nach § 2 BetrKV und haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a hinterlegst du direkt an der Leistung. Sie stehen dann richtig auf der Rechnung.

Vom Vertrag zum Einsatz

Aus dem Vertrag entstehen die Aufträge von selbst: Ein Klick auf „Aufträge erzeugen“ stellt alles, was in den nächsten sechs Wochen fällig ist, in den Arbeitsvorrat – die Reinigung jeder Woche, die Tonnen an jedem Abholtag. Ruft die Verwaltung eine Leistung ab, ist der Abruf mit zwei Klicks angelegt.

In der Planungstafel siehst du dein Team über die Woche und links den Arbeitsvorrat. Zieh einen Auftrag auf einen Mitarbeiter und einen Tag, und der Einsatz ist geplant – mit Objekt, Adresse und Zugang auf dem Handy des Monteurs.

Erledigt und abgerechnet

Der Monteur bucht seine Zeit am Einsatz. Im Büro siehst du im Auftrag, was daraus wird – aufgerundet auf Viertelstunden, zum Satz aus dem Vertrag – und schließt ihn mit „Erledigt“.

Am Monatsende wählst du unter Abrechnung den Monat und klickst auf „Vorschau“. Du siehst eine Rechnung pro Objekt, an den Rechnungsempfänger aus dem Objekt, mit allen Pauschalen, Einsätzen und Fremdkosten. Fehlt irgendwo etwas, sagt dir KraftHub vorher genau, was. Nach einer letzten Rückfrage – wie viele Rechnungen, welche Summe, welcher Zeitraum – liegen die Entwürfe bereit. Und im Objekt steht die Rechnung direkt in der Historie.

So startest du

1. Lege unter Objekte dein erstes Haus an und trage Parteien und Zugang ein.
2. Lege unter Verträge den Vertrag mit der Hausverwaltung an und füge die Leistungen hinzu.
3. Aktiviere den Vertrag und klicke auf „Aufträge erzeugen“.
4. Plane die Aufträge in der Planungstafel ein.
5. Rechne am Monatsende über den Abrechnungslauf ab.

Ob fünf Häuser oder fünfzig: Der Ablauf bleibt derselbe – die KI liest mit, der Vertrag plant, der Abrechnungslauf rechnet ab. Die drei Videos findest du auch in KraftHub unter Hilfe. Du hast Fragen zur Einrichtung oder willst deine bestehenden Verträge übernehmen? Schreib uns – wir helfen dir beim Start.